Regulamin ZFŚS

Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 18/2022
Dyrektora Koszalińskiej Biblioteki Publicznej
im. Joachima Lelewela
z dnia 3 listopada 2022 r.

 

REGULAMIN
ZAKŁADOWEGO FUNDUSZU ŚWIADCZEŃ SOCJALNYCH
KOSZALIŃSKIEJ BIBLIOTEKI PUBLICZNEJ im. JOACHIMA LELEWELA

 

I. PODSTAWY OPRACOWANIA REGULAMINU I POSTANOWIENIA OGÓLNE

Niniejszy regulamin został opracowany na podstawie przepisów wymienionych niżej aktów prawnych:

• ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t. j. Dz. U. z 2022 r., poz. 923),
• ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (t. j. Dz.U. z 2022 r. poz. 854),
• rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46 WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – RODO,
• porozumienie nr 1 /2022 z dnia 3 listopada 2022 r.  w sprawie wprowadzenia regulaminu ZFŚS zawarte z Organizacją Zakładową nr 16-056 OPZZ „Konfederacja Pracy w Koszalińskiej Bibliotece Publicznej im. Joachima Lelewela”.

§ 1

1. Podstawę gospodarowania zakładowym funduszem świadczeń socjalnych stanowią przepisy wymienionej wyżej ustawy o funduszu, niniejszy regulamin oraz zatwierdzony preliminarz funduszu (plan rzeczowo-finansowy), opracowany na każdy rok kalendarzowy i zatwierdzony w ustalonym trybie.
2. Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych określa zasady korzystania ze świadczeń socjalnych przez pracowników, emerytów i rencistów Koszalińskiej Biblioteki Publicznej im. Joachima Lelewela i ich rodzin.
   Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
   • „Funduszu” – należy przez to rozumieć Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych Koszalińskiej Biblioteki Publicznej im. Joachima Lelewela w Koszalinie,
   • „Regulaminie” – należy przez to rozumieć Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
   • „Pracodawcy” – należy przez to rozumieć Dyrektora Koszalińskiej Biblioteki Publicznej im. Joachima Lelewela w Koszalinie,
   • „Bibliotece” – należy przez to rozumieć Koszalińską Bibliotekę Publiczną im. Joachima Lelewela w Koszalinie,
   • „Zespole” – należy przez to rozumieć Zespół ds. opiniowania świadczeń socjalnych,
   • „Emerytach i rencistach” – należy przez to rozumieć emerytów i rencistów, którzy rozwiązali z Koszalińską Biblioteką Publiczną im. Joachima Lelewela umowę o pracę w związku z przejściem na emeryturę lub rentę,
   • „Pracownikach” – należy przez  to rozumieć osoby zatrudnione w KBP w Koszalinie na podstawie umowy o pracę niezależnie od rodzaju umowy oraz czasu jej wykonywania,
   • „Wspólnym gospodarstwie domowym” – należy przez to rozumieć zespół osób mieszkających i utrzymujących się wspólnie lub jedną osobę utrzymującą się samodzielnie.
3. Zarządzanie środkami ZFŚS należy do kompetencji pracodawcy.
4. W celu opiniowania wniosków o świadczenia socjalne przyznawane ze środków Funduszu, pracodawca wyznacza Zespół, który składa się z pracowników oraz przedstawicieli zakładowej organizacji związkowej działających w imieniu i w interesie pracowników Biblioteki.
   Pracodawca wyznacza również pracownika do obsługi posiedzeń oraz osobę na zastępstwo. Wykaz osób wchodzących w skład Zespołu oraz obsługi posiedzeń stanowi załącznik nr 1 Regulaminu.
5. Celem Regulaminu jest:
   • Ustalenie trwałych zasad korzystania ze środków Funduszu.
   • Zapewnienie racjonalnego wykorzystania środków przeznaczonych na działalność socjalną.
   • Szczegółowe określenie uprawnień pracowników, emerytów i rencistów Biblioteki w zakresie korzystania ze świadczeń socjalnych.

 

II. TWORZENIE FUNDUSZU.

§ 2

1. Odpis podstawowy na fundusz nalicza się corocznie według zasad określonych w art. 5 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
2. Środki funduszu zwiększa się o:
   • zwiększony odpis w wysokości 6,25% podstawy na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do korzystania z opieki pracodawcy,
   • wpływy z oprocentowania pożyczek udzielonych na cele mieszkaniowe.
3. Środki nie wykorzystane w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny.
4. Środki Funduszu gromadzone są na odrębnym rachunku bankowym.

 

III. PRZEZNACZENIE FUNDUSZU.

§ 3

1. Działalność socjalna obejmuje:
   • dofinansowanie wypoczynku krajowego i zagranicznego organizowanego we własnym zakresie („wczasy pod gruszą”) dla pracowników, emerytów i rencistów oraz ich dzieci,
   • dofinansowanie krajowych i zagranicznych obozów, kolonii, zimowisk, półkolonii, zielonych szkół, wczasów leczniczo-rehabilitacyjnych i sanatoryjnych dla dzieci uprawnionych,
   • pomoc finansową w postaci zapomogi ekonomicznej,
   • pomoc finansową w postaci zapomogi losowej przyznawanej w szczególnych przypadkach losowych,
   • pomoc świąteczną, związaną ze zwiększonymi wydatkami w okresie świąt,
   • działalność  kulturalno-oświatową, sportowo-rekreacyjną i krajoznawczo-turystyczną dla osób uprawnionych.
2. Wsparcie finansowe w postaci pożyczek na cele mieszkaniowe udzielane jest na:
   • nadbudowę i rozbudowę budynku mieszkalnego,
   • remont i modernizację lokalu lub budynku mieszkalnego,
   • uzupełnienie wkładu mieszkaniowego w spółdzielni lub TBS,
   • kaucje i opłaty wymagane przy uzyskaniu lub zamianie mieszkania,
   • zakup, budowę domu jednorodzinnego lub lokalu w budynku mieszkalnym.

 

IV. OSOBY UPRAWNIONE.

§ 4

1. Do korzystania z Funduszu uprawnione są następujące osoby:
   1. Pracownicy Biblioteki w rozumieniu przepisów Kodeksu Pracy,
   2. Pracownicy przebywający na urlopach wychowawczych,
   3. Emeryci i renciści Biblioteki, którzy rozwiązali umowę o pracę z zakładem pracy w związku z przejściem na emeryturę lub rentę,
   4. Członkowie rodzin osób wymienionych w pkt a-d,
   5. Członkami rodzin, o których mowa wyżej są:
      • dzieci własne, dzieci przysposobione oraz przyjęte na wychowanie w ramach rodziny zastępczej, pozostające na utrzymaniu osoby uprawnionej oraz przebywające we wspólnym gospodarstwie domowym – do lat 18, a jeżeli kształcą się w szkole, do ukończenia nauki, nie dłużej niż do ukończenia 25 lat. Oświadczenie o kontynuowaniu nauki przez dziecko składa rodzic, który jest świadomy, iż składając fałszywe oświadczenie doprowadza pracodawcę do niekorzystnego rozporządzania środkami Funduszu,
   6. Uprawnieni do korzystania ze środków Funduszu są w pierwszej kolejności osoby o niskich dochodach, znajdujące się w trudnej sytuacji życiowej i materialnej, samotnie wychowujące dzieci, posiadające rodziny wielodzietne lub dzieci, które ze względu na stan zdrowia wymagają specjalnej opieki i leczenia.

 

V. ZASADY I TRYB UBIEGANIA SIĘ O ŚWIADCZENIA FINANSOWANE Z ZFŚS.

§ 5

1. Przyznanie i wysokość pomocy (dofinansowania) ze środków Funduszu uzależniona jest od sytuacji życiowej i materialnej osoby uprawnionej.
2. Do końca kwietnia każdego roku, osoby uprawnione składają „informację o sytuacji życiowej i materialnej osoby zamierzającej skorzystać w roku kalendarzowym ze świadczeń finansowanych z ZFŚS”, w której wykazują faktyczną wysokość wszystkich dochodów uzyskiwanych przez osoby wspólnie zamieszkujące i prowadzące wspólne gospodarstwo domowe. „Informacja” stanowi załącznik nr 1a Regulaminu.
3. „Informację” należy składać wyłącznie w budynku głównym Biblioteki, w kasie lub w sekretariacie.
4. Pracodawca może żądać udokumentowania danych np. dotyczących zadeklarowanego dochodu, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Osoba uprawniona udostępnia pracodawcy dokumenty jedynie do wglądu.
5. Osoba uprawniona, która nie złożyła „informacji” lub złożyła ją po wyznaczonym terminie, nie będzie mogła w danym roku korzystać ze świadczeń finansowanych ze środków ZFŚS.
6. Osobie uprawnionej, która nie podała dochodów osób przebywających we wspólnym gospodarstwie domowym, świadczenia z Funduszu będą wstrzymane do momentu uzupełnienia danych.
7. Wysokość przyznawanych świadczeń ustala pracodawca w zależności od ilości środków zgromadzonych na rachunku ZFŚS oraz od kwot przeznaczonych na finansowanie poszczególnych celów zapisanych w rocznym preliminarzu Funduszu.

§ 6

1. Wsparcie w formie świadczenia socjalnego udzielane jest na wniosek osoby uprawnionej i ma charakter uznaniowy.
2. Świadczenia socjalne finansowane z Funduszu nie są świadczeniami należnymi. Osoby, których wnioski zaopiniowano odmownie, nie mogą rościć pretensji o jakiekolwiek wypłaty z tego tytułu w późniejszym terminie.
3. W sytuacji gdy, w drodze weryfikacji okaże się, że osoba uprawniona złożyła nieprawdziwą informację o wysokości średniego miesięcznego dochodu na osobę we wspólnym gospodarstwie domowym, lub wykorzystała świadczenie na cele niezgodne z jego przeznaczeniem, straci ona prawo do korzystania z Funduszu przez kolejne dwa lata.
4. Do świadczeń z Funduszu uprawnieni są pracownicy od pierwszego dnia zatrudnienia.

§ 7

Warunki uzyskania dofinansowania wypoczynku.

1. Pracownik, emeryt, rencista oraz ich dzieci mogą raz w roku, ubiegać się o dofinansowanie  wypoczynku niezorganizowanego w formie tzw. „wczasów pod gruszą”. Wnioski o powyższe świadczenie stanowią:
   • załącznik nr 2 Regulaminu  - wniosek pracownika
   • załącznik nr 3 Regulaminu – wniosek emeryta lub rencisty
2. Emeryci i renciści ubiegający się o dofinansowanie wypoczynku niezorganizowanego, składają wnioski w nieprzekraczalnym terminie do dnia 31 maja każdego roku.
3. Osoba uprawniona może ubiegać się o dofinansowanie do krajowego i zagranicznego wypoczynku zorganizowanego dla dzieci i młodzieży, zakupionego indywidualnie w formie kolonii, obozów, zimowisk, organizowanych przez uprawnione instytucje (np. szkoły, placówki szkolno-wychowawcze, instytucje religijne, stowarzyszenia). Dofinansowanie przysługuje raz na dwa lata na każde z dzieci.
4. Wypłata przyznanej kwoty dofinansowania do zorganizowanego wypoczynku dla dzieci uwarunkowana jest przedłożeniem dowodu dokumentującego zapłatę za taki wypoczynek.
5. W ciągu roku kalendarzowego można skorzystać z tylko jednej wybranej formy dopłaty na każde dziecko.
6. Warunkiem uzyskania dopłaty do wypoczynku pracownika jest wykorzystanie urlopu wypoczynkowego. Wypoczynek powinien trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych (nie dotyczy pracowników pozostających na urlopach wychowawczych, emerytów i rencistów).
7. Pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy na czas określony, których stosunek pracy ustaje w ciągu roku, dopłata do wypoczynku przysługuje pod warunkiem pozostawania w zatrudnieniu w dniu wypłaty świadczenia.
8. Wypoczynek może zostać dofinansowany przed urlopem, jeżeli pracownik złoży wniosek   z terminem urlopu potwierdzonym przez pracownika kadr.
9. Wysokość dofinansowania uzależniona jest od wysokości średniego miesięcznego dochodu przypadającego na jedną osobę we wspólnym gospodarstwie domowym. Wysokość dopłat obrazują Tabele nr 1 i 2 zawarte w załączniku nr 4 Regulaminu.

§ 8

Warunki otrzymania pomocy finansowej w postaci zapomogi losowej przyznawanej w szczególnych przypadkach losowych.

1. Pomoc finansowa w formie zapomogi losowej może być przyznana pracownikom, emerytom i rencistom Biblioteki.
2. Pomoc finansowa w formie zapomogi losowej przyznawana jest na wniosek osoby uprawnionej w przypadku długotrwałej choroby, kradzieży, włamania, zalania lub śmierci. Wniosek o udzielenie pomocy finansowej w formie zapomogi losowej stanowi załącznik nr 5 do Regulaminu.
3. Wniosek o udzielenie pomocy finansowej w formie zapomogi losowej może być złożony przez osobę uprawnioną, przełożonego uprawnionego pracownika bądź osobę działającą w imieniu  i znającą trudną sytuację losową lub materialną osoby uprawnionej.
4. Wniosek o pomoc finansową w formie zapomogi losowej musi zostać zaopiniowany przez Zespół.
5. Pomoc finansowa w formie zapomogi losowej może być przyznana tej samej osobie nie częściej niż dwa razy w roku.
6. Kwota przyznanej zapomogi bezzwrotnej nie powinna przekroczyć 1.500,00 zł, jednakże w wyjątkowych sytuacjach Pracodawca po uzyskaniu opinii Zespołu może podjąć decyzję o przyznaniu zapomogi przekraczającej tę kwotę.
7. Wniosek musi zawierać opis sytuacji losowej, materialnej i życiowej, w tym:
   • wysokość aktualnego, średniego miesięcznego dochodu przypadającego na osobę we wspólnym gospodarstwie domowym,
   • wysokość obowiązkowych miesięcznych opłat (czynsz, światło, gaz, niezbędne wydatki związane z leczeniem i inne),
   • informację na temat osób pozostających na utrzymaniu osoby uprawnionej i kosztów z tym związanych.
8. Warunkiem uzyskania pomocy, jest przedstawienie przez osobę ubiegającą się o taką pomoc, wiarygodnego dokumentu potwierdzającego sytuację:
   • w przypadku długotrwałej choroby – zaświadczenie lekarskie (do wglądu – na posiedzenie Zespołu),
   • w przypadku zdarzeń losowych – kradzież, pożar, zalanie – odpowiednie dokumenty (zaświadczenie odpowiedniego organu, kopia protokołu itp.)

§ 9

Warunki otrzymania pomocy finansowej w postaci zapomogi ekonomicznej.

1. Pomoc finansowa w formie zapomogi ekonomicznej może być przyznana pracownikom, emerytom i rencistom Biblioteki.
2. Pomoc finansowa w formie zapomogi ekonomicznej przyznawana jest osobom uprawnionym, znajdującym się w szczególnie trudnej sytuacji życiowej, rodzinnej lub materialnej.
3. Pomoc finansowa w formie zapomogi ekonomicznej udzielana jest na podstawie wniosku stanowiącego załącznik nr 6 Regulaminu.
4. Wniosek o udzielenie pomocy finansowej w formie zapomogi ekonomicznej może być złożony przez osobę uprawnioną, przełożonego uprawnionego pracownika bądź osobę działającą w imieniu  i znającą trudną sytuację losową lub materialną osoby uprawnionej.
5. Wniosek o pomoc finansową w formie zapomogi ekonomicznej musi być zaopiniowany przez Zespół.
6. Pomoc finansowa w formie zapomogi ekonomicznej może być przyznana tej samej osobie nie częściej niż dwa razy w roku.
7. Kwota przyznanej zapomogi bezzwrotnej nie powinna przekroczyć rocznie 1.500,00 zł, jednakże w wyjątkowych sytuacjach Pracodawca po uzyskaniu opinii Zespołu może podjąć decyzję o przyznaniu zapomogi przekraczającej tę kwotę.
8. Wniosek musi zawierać opis sytuacji materialnej i życiowej, w tym:
   • wysokość aktualnego, średniego miesięcznego dochodu przypadającego na osobę we wspólnym gospodarstwie domowym,
   • wysokość obowiązkowych miesięcznych opłat (czynsz, światło, gaz, ogrzewanie),
   • informację na temat osób pozostających na utrzymaniu osoby uprawnionej i kosztów z tym związanych.
9. Do wniosku należy dołączyć rachunki obowiązkowych miesięcznych opłat ponoszonych przez Wnioskodawcę (czynsz, światło, gaz i inne).

§ 10

Warunki przyznania wsparcia w formie pożyczki na cele mieszkaniowe.         

1. Pracownik może ubiegać się o wsparcie finansowe w formie pożyczki na cele mieszkaniowe w kwocie maksymalnie 5.000,00 złotych. Pożyczka udzielana jest na okres spłaty maksymalnie 24 miesięcy.
2. Emeryt, rencista może otrzymać wsparcie finansowe w formie pożyczki na cele mieszkaniowe w kwocie maksymalnie 1.500,00 zł. Pożyczka udzielana jest na okres spłaty maksymalnie 24 miesięcy.
3. Pożyczka oprocentowana jest w wysokości 2 % w stosunku rocznym od kwoty udzielonej.
   Kwota odsetek obliczana jest wg poniższego wzoru, gdzie:
   O – to kwota odsetek,
   P – to kwota pożyczki,
   S – to stopa procentowa,
   R – to liczba rat,
   100, 1, 24 – to liczby stałe.

 

O = P x ( ^S/₁₀₀ ) x ( ^{R + 1}/₂₄)

 

4. W uzasadnionych wypadkach Pracodawca po uzyskaniu opinii Zespołu może przedłużyć okres spłaty pożyczki, a tym samym obniżyć wysokość raty udzielonej pożyczki.
5. W przypadku niespodziewanej sytuacji losowej, takiej jak – powódź, zalanie, pożar, włamanie ze zniszczeniem mienia i inne nagłe zdarzenia losowe potwierdzone przez odpowiednie służby, pracownik po spłacie, co najmniej 1/3 kwoty udzielonej pożyczki może wnioskować o udzielenie pożyczki uzupełniającej. Pracodawca po uzyskaniu opinii Zespołu może udzielić pożyczki uzupełniającej. Pożyczkobiorca musi uzyskać na wniosku zgodę poręczycieli.
6. Pożyczkę udziela się na podstawie wniosku złożonego przez pożyczkobiorcę, stanowiącego załącznik nr 7 Regulaminu.
7. O kolejności udzielania wsparcia finansowego w formie pożyczki mieszkaniowej, decyduje data wpływu wniosku. Poza kolejnością pożyczek udziela się jedynie w przypadkach losowych na umotywowany wniosek osoby uprawnionej i po uzyskaniu opinii Zespołu.
8. Wniosek o pożyczkę może być złożony po dokonaniu spłaty ostatniej raty udzielonej poprzednio pożyczki, zgodnie z zawartą umową, poza sytuacjami uzasadnionymi wypadkami losowymi.
9. Do każdej udzielonej pożyczki na cele mieszkaniowe sporządza się pisemną umowę stanowiącą odpowiednio:
   • załącznik nr 8 Regulaminu – umowa zawierana z pracownikiem,
   • załącznik nr 9 Regulaminu – umowa zawierana z emerytem lub rencistą.
10. Każda udzielona pożyczka na cele mieszkaniowe wymaga pisemnego poręczenia dwóch osób będących pracownikami Biblioteki, na wzorze poręczenia stanowiącego załącznik nr 10 Regulaminu.
11. Pracownik, którego wynagrodzenie zostało zajęte postanowieniem komornika na poczet spłaty innych zobowiązań, nie może być osobą zabezpieczającą spłatę pożyczki mieszkaniowej.
12. Umowa pożyczki regulowana jest przepisami Kodeksu cywilnego, zaś dochodzenie praw każdej ze stron umowy z tytułu niewykonania jej warunków będzie rozpatrywał rzeczowo właściwy sąd.
13. W uzasadnionych przypadkach, na umotywowany wniosek pożyczkobiorcy, możliwe jest zawieszenie spłaty pożyczki na okres do jednego roku. Spłata pożyczki następuje automatycznie po zakończeniu okresu zawieszenia pożyczki.
14. W przypadku, gdy pożyczkobiorca nie będzie dokonywał płatności rat w podanych w umowie terminach, pracodawca obciąży go ustawowymi odsetkami.
15. Pracodawca na wniosek rodziny lub poręczycieli może umorzyć niespłaconą część pożyczki w przypadku śmierci pożyczkobiorcy. W przypadku niemożności nawiązania kontaktu z rodziną niespłacona część pożyczki może zostać umorzona na wniosek Zespołu.
16. W przypadku rozwiązania umowy o pracę z powodu likwidacji stanowiska pracy, po zasięgnięciu opinii Zespołu, na wniosek pożyczkobiorcy lub poręczycieli Pracodawca może umorzyć niespłaconą część pożyczki.

§ 11

Warunki otrzymania pomocy świątecznej.

1. Pracownik, emeryt i rencista Biblioteki może ubiegać się o wsparcie finansowe w formie świątecznego świadczenia okolicznościowego, na podstawie złożonego wniosku, stanowiącego załącznik nr 11 Regulaminu.
2. Wysokość wsparcia finansowego, w postaci świątecznego świadczenia okolicznościowego, uzależniona jest od wysokości średniego miesięcznego dochodu, przypadającego na jedną osobę we wspólnym gospodarstwie domowym. Obrazuje to Tabela nr 3 zawarta w załączniku nr 4 Regulaminu.
3. Dzieci osób uprawnionych, o których mowa w § 4 pkt. 1e Regulaminu, które nie ukończyły 15 roku życia, mogą otrzymać wsparcie rzeczowe w formie paczek okolicznościowych.
4. Wartość wsparcia rzeczowego, w postaci paczki okolicznościowej, uzależniona jest od wysokości średniego miesięcznego dochodu, przypadającego na jedną osobę we wspólnym gospodarstwie domowym. Obrazuje to Tabela nr 4 zawarta w załączniku nr 4 Regulaminu.
5. Informacja o terminach składania wniosków o wsparcie finansowe w postaci świątecznego świadczenia okolicznościowego, publikowana jest na stronie www.biblioteka.koszalin.pl oraz wywieszana na tablicy informacyjnej w budynku głównym Biblioteki.
6. Limit wydatków na pomoc świąteczną ustalany jest w preliminarzu wydatków z Funduszu na dany rok.

§ 12

Działalność sportowo-rekreacyjna, kulturalno-oświatowa i krajoznawczo-turystyczna dla osób uprawnionych oraz okolicznościowe imprezy dla dzieci.

1. Biblioteka w każdym roku kalendarzowym może organizować i finansować środkami Funduszu dostęp do wydarzeń kulturalno-oświatowych, sportowo-rekreacyjnych, krajoznawczo-turystycznych dla osób uprawnionych oraz okolicznościowe imprezy dla dzieci, o których mowa w § 4 pkt. 1e Regulaminu.
2. Informacja o planowanych w danym roku wydarzeniach publikowana jest na stronie www.biblioteka.koszalin.pl oraz wywieszana na tablicy informacyjnej w budynku głównym Biblioteki.
3. Limit wydatków na działalność kulturalno-oświatową, sportowo-rekreacyjną, krajoznawczo turystyczną oraz okolicznościowe imprezy dla dzieci, ustalany jest w preliminarzu wydatków Funduszu na dany rok.

 

VI. UDOSTĘPNIANIE, PRZETWARZANIE I OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH.

§ 13

1. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z Funduszu i ustalenia ich wysokości, następuje w formie oświadczenia. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Dokumenty potwierdzające dane w powyższym zakresie, osoba uprawniona udostępnia jedynie do wglądu – na posiedzenie Zespołu).
2. Do przetwarzania danych osobowych, w tym danych  dotyczących zdrowia, o których mowa w art. 9 ust.1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn.zm.), mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę stanowiące załącznik nr 12 Regulaminu. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy.
3. Zespół, wyznaczony przez pracodawcę, nie rzadziej niż raz w roku, przeprowadza przegląd danych osobowych w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania, oraz sporządza protokół o stanie faktycznym i podjętych czynnościach (usunięciu danych).
4. Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych jest opublikowana na stronie www.biblioteka.koszalin.pl w zakładce RODO oraz stanowi załącznik nr 13 Regulaminu.

 

VII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE.

§ 14

1. Do końca każdego roku Zespół przy współpracy Działu Finansowo-Księgowego sporządza sprawozdanie z wykorzystania środków Funduszu za rok bieżący oraz preliminarz wydatków na rok następny.
2. Świadczenia w ramach Funduszu przyznawane są do wyczerpania środków finansowych w danym roku kalendarzowym.
3. Zmiana postanowień Regulaminu wymaga uzgodnienia z przedstawicielami zakładowej organizacji związkowej działającymi w imieniu i w interesie pracowników Biblioteki.

§ 15

1. Zmiany regulaminu wymagają formy pisemnej.